Ông Cường, Giám đốc một công ty kinh doanh gỗ thư thả uống tách cafe và đọc hết báo cáo tình hình kinh doanh của công ty qua chiếc smartphone. Từ ngày công ty sử dụng giải pháp quản lý nguồn lực doanh nghiệp, lãnh đạo công ty lại nhàn hơn trước, có thể ngồi làm việc ngay tại quán cafe hoặc truy cập số liệu kinh doanh qua mạng.

Ngồi nhà đọc báo cáo

Với giải pháp ERP (Enterprise Resources Planning-hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), lãnh đạo các công ty sẽ không phải tối ngày ngồi chờ báo cáo từ các phòng ban như trước; số liệu kinh doanh, báo cáo tài chính… cứ chảy ào ào trên hệ thống, cần số nào có số đó. Điều này có được là nhờ hệ thống ERP được tích hợp phân hệ báo cáo quản trị thông minh BI (Business Intelligence).

Một số giám đốc doanh nghiệp trước đây rất bị động, phải chờ các phòng ban tổng hợp số liệu rồi mới có thể gửi báo cáo theo định kỳ; còn khi lãnh đạo yêu cầu thì không thể đáp ứng kịp thời. Điều này gây khó khăn cho các doanh nghiệp trong việc ra quyết định đầu tư, mở rộng sản xuất…

Phân hệ báo cáo chỉ là một thành phần trong hệ thống ERP nhưng được gắn kết từ những bản báo cáo rời rạc, cung cấp cái nhìn tổng thể cho lãnh đạo doanh nghiệp. BI cho phép kết nối, sử dụng số liệu từ các hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp khác nhau như quản trị nhân sự (HCM-Human Capital Management), chăm sóc khách hàng (CRM-Customer Relationship Management), nguồn lực tổng thể doanh nghiệp (ERP)…

Dùng ERP sao cho hợp lý

Việc sử dụng hệ thống ERP sẽ giúp cho các doanh nghiệp kiểm soát, khai thác các nguồn lực (nhân lực, tài chính, quy trình mua bán…) hợp lý nhất nhờ vào các quy trình nghiệp vụ thiết lập trong hệ thống. Thông thường, các quy trình này phát sinh từ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp và được sàng lọc những bài thực hành tốt nhất (best practices) từ các doanh nghiệp ứng dụng ERP thành công.

Theo đánh giá chung từ một số chuyên gia tư vấn triển khai thì việc chọn giải pháp ERP phù hợp với đặc thù kinh doanh, mô hình hoạt động… của doanh nghiệp cực kỳ quan trọng. Không phải cứ chọn giải pháp ERP cao cấp là có thể thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty; có thể cân nhắc quy mô hoạt động của công ty để chọn giải pháp ERP.

Ở một số giải pháp ERP, tính linh hoạt rất cần thiết nhằm giúp cho các công ty mở rộng phạm vi ứng dụng hoặc hình thức tổ chức (ví dụ như thêm nhiều công ty con). Khi tiếp xúc với đơn vị tư vấn triển khai cần hỏi rõ vấn đề mở rộng hệ thống theo đà phát triển của công ty.

Ví dụ như các doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô về hình thức tổ chức (kiểu như mở rộng từ một công ty lên 5 công ty); hoặc mở rộng quy mô về phạm vi ứng dụng (trước đây chỉ có bộ phận kế toán sử dụng, nay mở rộng ra nhiều bộ phận sử dụng giải pháp ERP). Còn việc mở rộng về số lượng người sử dụng sẽ không có gì thay đổi đối với hệ thống ERP (giống như việc tính lương từ 500 người lên 1.000 người sẽ không thay đổi).

Ông Vũ Đình Thắng, Phó Tổng giám đốc phụ trách mảng ERP của Công ty Global Cybersoft (một trong những đơn vị lâu năm nhất tại Việt Nam trong việc tư vấn và triển khai ERP cho Doanh nghiệp) cho biết: Đơn vị tư vấn triển khai ERP cũng có thể đưa ra thông tin dự báo để các doanh nghiệp kịp thời chuyển đổi, nâng cấp hạ tầng… để đáp ứng nhu cầu nâng cấp hệ thống. Giải pháp ERP có thể linh hoạt thay đổi, có thể tuỳ chỉnh nâng cấp theo nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.

Đồng thời, hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp SAP đã được Global Cybersoft bản địa hoá. Điều này giúp cho các doanh nghiệp thiết lập các công thức tính lương, quản lý  nhân sự, kế toán… đã được tuỳ chỉnh phù hợp với pháp luật Việt Nam. Trước đây, các doanh nghiệp trong nước thường ngại dùng phần mềm ERP nước ngoài (dùng hệ thống kế toán quốc tế) do họ e ngại rằng sẽ không phù hợp với hệ thống kế toán Việt Nam. Tuy nhiên, với đơn vị  tư vấn triển khai là Global Cybersoft, việc thiết lập cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, quản lý nhân sự, hệ thống tính lương, bảo hiểm xã hội… sẽ hoàn toàn phù hợp với các quy định pháp luật tại Việt Nam. 

ERP không phải là gậy phép thần thánh để “biến không thành có” nhưng nó sẽ là chiếc cầu nối thông minh giúp cho doanh nghiệp kết nối số liệu, báo cáo… từ các bộ phận khác nhau nhằm tăng cường hiệu quả xử lý công việc.

Thiện Mỹ - The Saigon Times Weekly